Una Propuesta de Adecuación derivada de un nuevo modelo de Grupo Ocupacional
*No se infiere de esta publicación ningún mérito o publicidad asociado a la adopción de los mismos en las instancias a las que se hace referencia, sino que se presentan como la ilustración de la puesta en práctica de modelos de desarrollo y gestión desde la implementación de metodologías científicas y lógicas. Derechos reservados.
Justificación
De la antigüedad de
la estructura del DEGESEC y su denominación.
Actualmente, la
representación de los servicios al ciudadano constituyen la atribución
principal del DEGESEC, el Departamento de Gestión de Servicios al Ciudadano de
la Secretaría General. Dicha atribución fue estandarizada en el 2009, por el
Manual de Políticas y Procedimientos de los Servicios Públicos. Sin embargo En
el 2011, la instauración de la Ley orgánica del Ministerio Público 133-11 da
origen a una reestructuración que no alcanza al DEGESEC y cuyo impacto, se
tradujo a múltiples aspectos: la denominación de “Ministerio Público”; las
atribuciones derivadas de su rol natural, que suprimen gradualmente el de
“Procuraduría General” y rectificando de un modo conveniente la dispersión en
la estrategia de ejecución de sus instancias; además, estableció un orden
respecto a sus órganos de actuación y apoyo, que identificó como “técnicos y
auxiliares” u “operativos”.
La Secretaría General,
en lo que respecta a la ley, figura en una relación inmediata con la máxima
autoridad y el Consejo Superior del Ministerio Público, para quien rinde
asistencia. Pero en lo que respecta al cumplimiento de la atribución de representación
de los servicios al ciudadano, consignada al DEGESEC, responde a lo que se
constituye como un “órgano técnico y auxiliar”. Los órganos técnicos auxiliares
del Ministerio Público son los responsables de los aspectos complementarios a
la eficacia y capacidad institucional, de propiciar el mejor desempeño
institucional. Quienes se constituyen como tal, a excepción de la Oficina de
Acceso a la Información Pública, son llamadas “Direcciones” (ejemplos: Dirección de Planificación y Desarrollo, Dirección de Gestión
Humana, Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones, Dirección
de Comunicación y Prensa, entre otras.) y les son conferidas conjunto a sus
atribuciones, niveles de autoridad y autonomía con respecto a sus pares, lo que
les posibilita el control sobre aquellos aspectos de los que son responsables.
Para alinear la
capacidad de la Secretaría General a las expectativas del nuevo marco orgánico
del Ministerio Público, se hace necesaria la revisión de su potencial y la
reacomodación de su estructura, que puede fortalecerse a la vez con la incorporación
de nuevos modelos de servicio, de liderazgo y desarrollo, además de sistemas
integrados de gestión de la Satisfacción, del Valor Público, la Calidad Total y
la Calidad desde las Personas.
Estructura Orgánica
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Jerarquía e Incidencia en las Relaciones de
Colaboración
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Actualmente, la representación de los servicios al ciudadano
constituyen la atribución principal del DEGESEC, el Departamento de Gestión
de Servicios al Ciudadano. Sin embargo, Atendiendo a sus atribuciones, los
niveles de autoridad y autonomía necesarios para el control sobre aquellos
aspectos de los que es responsable, es necesario un ajuste sobre su
denominación. La alineación del DEGESEC partirá entonces de la reacomodación
de su estructura con un cambio a la designación de “Dirección”. De ése modo,
otros órganos pares tendrán un mayor reconocimiento de su marco de acción, lo
que posibilitará mejores relaciones de colaboración e interoperabilidad. A
partir de esto, en todo lo respectivo al DEGESEC se hará referencia al
“DGSEC”, a la Dirección de Gestión de
los Servicios al Ciudadano.
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Priorización de la Fuerza Laboral
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Para el cumplimiento de ambos roles, el de asesor de la máxima
decisión para la representación y gestión adecuada de los servicios, en
adición al de traducir las resoluciones supremas al logro esperado, la DGSEC
reconoce la importancia de los sistemas de calidad para su eficacia y como
elemento clave, la mejora continua. Es por esto, que distribuye su fuerza
laboral incluyendo un sistema de Calidad implantado en la propia estructura
organizativa, constituyéndose en tres ámbitos, bien diferenciados y
especializados, tanto para la gestión de los servicios y de la calidad.
En una relación articulada por los grupos ocupacionales, las
funciones de anticipar, planear,
accionar, monitorear, corregir y medir (indispensables en los sistemas de
calidad), quedan integradas dentro de
cada componente, para una interacción dinamizada por la interoperatividad. De
modo que, la Gestión de los Servicios es apoyada en su eficacia por la
capacidad operativa de las TIC, que a su vez, resultan ambas apoyadas y
dinamizadas por el área de Desarrollo. Así es como el esquema interoperativo
de la DGSEC cuenta con un sistema de Calidad implantado, totalmente amigable
frente a los modelos actuales de Calidad Total y Valor Público (Véase a continuación,
la estructura: Fig. 3).
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Especialización y no Departamentalización en el
Organigrama Funcional
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La estructura orgánica de la DGSEC se fundamenta en la
especialización de áreas en torno a ejes prioritarios: gestión, tecnología y
desarrollo. Cada uno se ramifica en una cadena funcional en la que se
consignan los componentes suficientes para generar una cadena de valor.
Los departamentos de la DGSEC corresponden a ejes prioritarios de la
DGSEC: gestión, tecnología y desarrollo. Todos pertenecen al grupo
ocupacional II y cumplen un propósito estratégico respecto a cada ámbito. Se
les confieren elementos funcionales en niveles ocupacionales inferiores y
así, cada eje prioritario queda estrechamente vinculado dentro de una cadena de
producción de valor, en una relación vertical de utilidad, autoridad y
complejidad.
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1. Departamento de Gestión de Servicios
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La Gestión de Servicios
atiende al propósito estratégico de normalizar la calidad y garantizar la
capacidad operativa de los servicios. En su cadena de mando, integra 4
recursos funcionales y su contribución varía de acuerdo al grupo ocupacional.
El encargado de Gestión de Servicios orienta sus
destrezas a la generación de políticas y estrategias que lideran la
implantación de procedimientos en las operaciones de servicio, garantiza su
eficacia e integran a sus resultados las metas asumidas por la DGSEC. Cuenta
con la División de Promoción de Servicios que activa las medidas, hacerlas
cumplir y retroalimentar orientando a
la mejora continua. Aporta valor al departamento de Gestión de Servicios con
su enfoque de “promoción de la calidad”, que prioriza la oferta de servicios
en torno a la satisfacción del interés de sus usuarios y la garantía de
utilidad, accesibilidad y disponibilidad. Esta división cuenta con dos
secciones, la primera, de “Registro y Actualización” que registra y actualiza
las firmas, depura extranjeros y no identificados y actualiza registros de
ciudadanos.
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AUTORIDAD
MÁXIMA
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SECRETARÍA GENERAL DEL
MP
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GRUPO OCUPACIONAL
I
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ALTA
GERENCIA
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DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE SERVICIOS AL
CIUDADANO
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GRUPO OCUPACIONAL
II
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GERENCIA ESTRATÉGICA
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DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE SERVICIOS
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GRUPO OCUPACIONAL
III
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GERENCIA EJECUTIVA
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DIVISIÓN DE PROMOCIÓN DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS
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GRUPO OCUPACIONAL
IV
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PERSONAL EJECUTIVO
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PERSONAL EJECUTIVO
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SECCIÓN DE REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN
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SECCIÓN DE CONTROL Y GUARDA DE LA INFORMACIÓN
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GRUPO OCUPACIONAL
V
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PERSONAL AUX. Y DE APOYO
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AUXILIAR DE INSPECCIÓN
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Fig.4 Organigrama Funcional Eje
prioritario 1.
Y la otra sección, de “Control
y Guarda de Información”, es responsable de expedir certificaciones de no
antecedentes penales para consulados, de la concesión de exoneraciones, del
control y guarda de firmas y fichas, del manejo de procesos de reembolso y de
la expedición de otros certificados.
La división de Promoción de
Servicios, cuenta en el nivel ocupacional 5, con un Auxiliar de Inspección que se
encarga de aplicar todas las medidas pautadas para el manejo, almacenamiento y
conservación de los recursos dispuestos en el Archivo. Su contribución al
departamento de Gestión consiste en el valor que su buen desempeño hace a la
veracidad, integridad y confiabilidad de las informaciones que puede aportar
respecto a las informaciones en el archivo y a través del adecuado manejo,
almacenamiento y conservación de ésos documentos.
2. Departamento de Tecnología de la Información y
Comunicaciones.
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AUTORIDAD
MÁXIMA
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El área de Tecnología de la Información y
Comunicaciones tiene el propósito de fortalecer con sistemas y tecnologías, la
calidad, la comunicación y la capacidad operativa del DGSEC y sus
dependencias. Favorece el reconocimiento de las particularidades de los
usuarios, de sus necesidades
específicas, además de que intermedia para una mayor eficacia de los
sistemas. Cuenta con dos elementos funcionales en el grupo ocupacional 4. Por
una parte, la sección de “Análisis de TIC”, responsable de la resolución de
errores e inquietudes con respecto al sistema 360, a asuntos bancarios, de la
JCE, de multas en PGR y la recolección de analíticas para propiciar mejoras.
Y la sección de “Mesa de Ayuda”, que se encarga de
la creación de usuarios 360 y la orientación y asistencia a usuarios del 360.
Este personal ejecutivo, interactúa con otros
ejecutivos o auxiliares y apoyan la implantación de estrategias y políticas
resueltas en lo respetivo al respaldo de las operaciones del servicio.
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SECRETARÍA GENERAL DEL
MP
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GO I
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ALTA
GERENCIA
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DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE SERVICIOS AL
CIUDADANO
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GO II
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GERENCIA ESTRATÉGICA
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DEPARTAMENTO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
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GO III
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GO IV
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PERSONAL EJECUTIVO
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PERSONAL EJECUTIVO
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SECCIÓN ANÁLISIS DE TIC (HEPL DESK) SISTEMA 360
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SECCIÓN DE MESADE AYUDA (HELP DESK) SISTEMA 360
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GO V
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Fig.5 Organigrama Funcional Eje prioritario II.
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3. Departamento de Desarrollo.
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El área de desarrollo atiende al propósito estratégico de concertar políticas
que favorezcan la optimización, calidad y mejora continua del DEGESEC y sus
dependencias. Para lograrlo, integra en su cadena de mando recursos
funcionales en múltiples niveles ocupacionales, cada uno destinado a producir
un nivel de valor potenciador del impacto de su propósito.
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En el nivel ocupacional 3, se apoya de una división de Beneficios y
Relaciones Laborales, que orienta sus
destrezas a la dignificación laboral, la representación del interés y
bienestar del personal y a la implantación de modelos innovadores de
liderazgo. El valor agregado al desarrollo desde la división de Beneficios y
Relaciones Laborales, consiste en la incorporación de modelos de calidad gestionado
desde el bienestar de las personas responsables del trabajo. Se apoya además
de una división Administrativa y Financiera, que agrega valor a partir del
vínculo que establece entre el suministro de las operaciones, con la
eficiencia y de la programación presupuestaria con la viabilidad sostenible del
Servicio al Ciudadano. Por último, cuenta con una división de Análisis e
Información, responsable de producir las analíticas y alimentar las referencias
sobre indicadores. Agrega valor al desarrollo en la medida en que la
inteligencia que produce favorece la gestión del rendimiento, el control
sobre la calidad y sobre el impacto de las mejoras generadas.
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En el nivel ocupacional 4, una sección de Registro, Control e
Información apoya a la división de Bienestar y Relaciones Laborales en el
control sobre las analíticas que evidencian el bienestar laboral y el
rendimiento del personal. Contribuye al departamento de Desarrollo porque
permite la instrumentación de la toma de decisiones a partir de información
de inteligencia. El valor principal que produce es el reconocimiento del
personal, su potencial, trayectoria, perfil, rendimiento e impacto. Maneja
registros y datos, a partir de las analíticas que produce, indispensables
para valorar el desempeño, generar índices de excelencia, controlar la
concesión de incentivos, beneficios y derechos laborales. En el GO4 también
se encuentra la sección de Monitoreo y Evaluación, consignada a la división
de Análisis e Información para colectar analíticas en la marcha, posibilitar
la medición del avance, ajustar para viabilizar el logro, pormenorizar la
calidad y evidenciar la mejora aplicada. Y por último, también en este nivel
ocupacional se encuentra la sección de Medios Sociales, adscrita a la
división de Análisis e Información. Aporta valor al desarrollo aprovechando la
versatilidad de los medios sociales, sirviéndose de su utilidad multilateral para
publicitar a la vez que colecta información. Aporta analíticas a partir de
los reportes que recibe, delega sobre inconvenientes o insatisfacción en los
servicios, reporta incidentes a los responsables, registra hitos relativos a la
imagen organizativa y gestiona las comunidades virtuales del DGSEC.
En el grupo ocupacional 5 se encuentra el personal auxiliar y de
apoyo. En la división de Beneficios y Relaciones Laborales, un Auxiliar
Administrativo sirve de enlace respecto a todos los asuntos de personal,
clima y condiciones laborales. Se encarga de registrar, controlar, agenciar y
producir datos que sirvan para apoyar la generación de analíticas y alimentar
referencias sobre indicadores asociados al Personal. En la división
Administrativa y Financiera, un Auxiliar Almacén y Suministro se encarga de aplicar
todas las medidas pautadas para el manejo, almacenamiento y conservación de
los recursos destinados al suministro. Su contribución a la división a la que
está adscrita consiste en el valor que su buen desempeño hace a la veracidad,
integridad y confiabilidad de los documentos que respaldan las concesiones,
de las informaciones que aporta respecto a la disponibilidad, estado y
requerimientos de los suministros, al manejo apropiado del archivo de compras,
de los expedientes de suministros y a través del adecuado uso, disposición y
conservación del almacén.
En la división de Análisis e Información, un Auxiliar Estadista se
encarga de registrar, controlar, agenciar y producir datos para apoyar la
generación de analíticas y alimentar las referencias sobre indicadores. Su
contribución al departamento de Desarrollo consiste en el valor que su buen
desempeño hace a la veracidad, integridad y confiabilidad de las
informaciones de las que es responsable. Todos los auxiliares que apoyan
desde el grupo ocupacional 5 comparten el rol de servir de enlace respecto a
los asuntos que les conciernen aportando valor para el departamento de
Desarrollo con un buen desempeño aplicado al trato humano, la diligencia e
intermediación a favor de los interesados que a él acuden y de los que éste
representa.
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Fig.6 Organigrama Funcional Eje
prioritario III.
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AUTORIDAD
MÁXIMA
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SECRETARÍA GENERAL DEL
MP
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GRUPO OCUPACIONAL
I
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ALTA
GERENCIA
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DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE SERVICIOS AL
CIUDADANO
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GRUPO OCUPACIONAL
II
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GERENCIA ESTRATÉGICA
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DEPARTAMENTO DE DESARROLLO
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GRUPO OCUPACIONAL
III
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GERENCIA EJECUTIVA
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GERENCIA EJECUTIVA
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GERENCIA EJECUTIVA
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DIVISIÓN DE BENEFICIOS Y RELACIONES LABORALES
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DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
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DIVISIÓN DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN
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GRUPO OCUPACIONAL
IV
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PERSONAL EJECUTIVO
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PERSONAL EJECUTIVO
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PERSONAL EJECUTIVO
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SECC. REGISTRO, CONTROL E INF. DE PERSONAL
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SECCIÓN DE MONITOREO Y EVALUACIÓN
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SECCIÓN DE MEDIOS SOCIALES
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GRUPO OCUPACIONAL
V
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PERSONAL AUX. Y DE APOYO
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PERSONAL AUX. Y DE APOYO
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PERSONAL AUX. Y DE APOYO
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AUXILIAR ADMINISTRATIVO
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AUXILIAR DE ALMACÉN Y SUMINISTRO
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AUXILIAR ESTADISTA
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